Otomatisasi Kantor

 

Nama : Abdul Hafiiz Mursyid Elazri

NPM : 30109162 

Kelas : 2 DB 07

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Judul : Otomatisasi Kantor

  Kata Penghantar

       Bagi seorang mahasiswa, bidang studi informatika dan computer, mata ajaran Otomatisasi Kantor (OA) merupakan mata ajaran yang sanagt penting.Penguasaan yang baik terhadap konsep Otomatisasi Kantor (OA) merupakan suatu hal yang baik mutlak di perlukan. Hal ini sangat akan membantu kelancaran studi mahasiswa.
Materi yang di cakup buku ini terutama mengenai Aplikasi Otomatisasi Kantor dan pengertian Otomatisasi Kantor (OA). Tulisan ini cukup banyak dilengkapi dengan contoh-contoh nya.
Penyusunan menyadari bahwa buku ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi isi, cara penyajian ataupun bahasa. Kiranya tegur sapa para pembaca sekalian akan dapat meningkatkan dan menyempurnakan tulisan ini. Demikianlah, kiranya tulisan ini dapat dimanfaat dengan sebaik baiknya.

DAFTAR ISI

Bab 1 ……………………….. Otomatisasi Kantor                            hal :1
Bab 2 ………………………… Tujuan Otomatisasi Kantor               hal :2
Bab 3 ………………………… Aplikasi Otomatisasi Kantor             hal :3
Bab 4 …………………………… Kantor Virtual                              hal :4




Bab 1

OTOMATISASI KANTOR (OA)

OTOMATISASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.

SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Para pengguna OA :
1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

hal :1

Bab 2

TUJUAN OTOMATISASI KANTOR

OTOMATISASI KANTOR bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah,Otomatisasi Kantor dapat memberikan kemampuan antara manager untuk saling berkomunikasi dengan lebih baik selagi mereka sedang memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

hal : 2

Bab 3

APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :

•  Pengolahan kata (word Processing).
•  Surat elektronik (electronic mail).
•  Voice mail.
•  Kalender elektronik (electronic calendaring).
•  Konfrensi audio.
•  Konfrensi video.
•  Konfrensi komputer.
•  Transmisi faximile (FAX)
•  Videotex.
•  Desktop publishing.

1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.


3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.

Daya tarik konfrensi audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1. Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3. Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5. Rekaman konfrensi harus disimpan.
6. Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.

6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
• Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.



• Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
• Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.

7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan

10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
• Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
• Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
• Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

hal :3

Keterangan Gambar

• 
  
  Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
• 
  
  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
• 
  
  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
• 
  
  Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio.

Bab 4

KANTOR VIRTUAL

• Definisi
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.



Keuntungan dari kantor virtual:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga



Strategi yang disarankan untuk kantor virtual
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi
3. Sediakan perlengkapan non komputer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
Faktor factor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor

•  Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

• Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
•  Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan .

Pengaruh Organisasi terhadap Paduan OA Manajer

Aplikasi OA	Perusahaan dengan 1 lokasi	Perusahaan dengan operasi yang terserbar secara geografis
Kalender elektronik	ya	ya
Pengolahan kata	ya	ya
Surat elektronik	ya	ya
Voice mail	ya	ya
FAX	ya	ya
Konfrensi audio	ya	ya
Videotex	ya	ya
Konfrensi video		ya
Konfrensi Komputer		ya
Desktop Publishing	ya	ya

Kesimpulan

•  Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). 

hal : 4

Daftar Pustaka
Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001
Searching Google