E-COMMERICE EDI (Pertukaran Data elektronik)

E-COMMERICE
EDI (Pertukaran Data elektronik)

Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.


Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.

E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.


E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web (website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006 yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011.

Istilah "perdagangan elektronik" telah berubah sejalan dengan waktu. Awalnya, perdagangan elektronik berarti pemanfaatan transaksi komersial, seperti penggunaan EDI untuk mengirim dokumen komersial seperti pesanan pembelian atau invoice secara elektronik.

Kemudian dia berkembang menjadi suatu aktivitas yang mempunya istilah yang lebih tepat "perdagangan web" — pembelian barang dan jasa melalui World Wide Web melalui server aman (HTTPS), protokol server khusus yang menggunakan enkripsi untuk merahasiakan data penting pelanggan.

Pada awalnya ketika web mulai terkenal di masyarakat pada 1994, banyak jurnalis memperkirakan bahwa e-commerce akan menjadi sebuah sektor ekonomi baru. Namun, baru sekitar empat tahun kemudian protokol aman seperti HTTPS memasuki tahap matang dan banyak digunakan. Antara 1998 dan 2000 banyak bisnis di AS dan Eropa mengembangkan situs web perdagangan ini.

E-Commerice EDI dan Model Sistem Umum Perusahaan

 

ABDUL HAFIIZ MURSYID ELAZRY

30109162

2 DB 07

E-Commerice EDI dan Model Sistem Umum Perusahaan

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

2010

Kata Penghantar

Bagi seorang mahasiswa, bidang studi informatika dan computer, mata ajaran E-Commerice EDI dan Model Sistem Umum Perusahaan. merupakan mata ajaran yang sangat penting.Penguasaan yang baik terhadap konsep E-Commerice EDI dan Model Sistem Umum Perusahaan merupakan suatu hal yang baik mutlak di perlukan. Hal ini sangat akan membantu kelancaran studi mahasiswa.
Materi yang di cakup buku ini terutama mengenai E-Commerice EDI dan Model Sistem Umum Perusahaan. Tulisan ini cukup banyak dilengkapi dengan contoh-contoh nya.
Penyusunan menyadari bahwa buku ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi isi, cara penyajian ataupun bahasa. Kiranya tegur sapa para pembaca sekalian akan dapat meningkatkan dan menyempurnakan tulisan ini. Demikianlah, kiranya tulisan ini dapat dimanfaat dengan sebaik.




DAFTAR ISI

Bab 1 ……….……………… E-COMMERICE hal 1
Bab 2 ………………………. Faktor kunci sukses dalam e-commerce hal 2
Bab 3 ………………………. Masalah e-commerce hal 3
Bab 4 ……………………… Aplikasi bisnis hal 4
Bab 5 ……………………… Model Sistem Umum Perusahaan hal 5
Bab 6 ……………………….. Dimensi-dimensi Informasi hal 6.
Bab 7 ……………………… Pendekatan system. hal 7.
Bab 8 ……………………... Tahapan pemecahan masalah hal 8
Bab 9 ………………………. Pemecahan masalah hal 9




Bab 1

E-COMMERICE
EDI (Pertukaran Data elektronik)

Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.


Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.

E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.


E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web (website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006 yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011.

Istilah "perdagangan elektronik" telah berubah sejalan dengan waktu. Awalnya, perdagangan elektronik berarti pemanfaatan transaksi komersial, seperti penggunaan EDI untuk mengirim dokumen komersial seperti pesanan pembelian atau invoice secara elektronik.

Kemudian dia berkembang menjadi suatu aktivitas yang mempunya istilah yang lebih tepat "perdagangan web" — pembelian barang dan jasa melalui World Wide Web melalui server aman (HTTPS), protokol server khusus yang menggunakan enkripsi untuk merahasiakan data penting pelanggan.

Pada awalnya ketika web mulai terkenal di masyarakat pada 1994, banyak jurnalis memperkirakan bahwa e-commerce akan menjadi sebuah sektor ekonomi baru. Namun, baru sekitar empat tahun kemudian protokol aman seperti HTTPS memasuki tahap matang dan banyak digunakan. Antara 1998 dan 2000 banyak bisnis di AS dan Eropa mengembangkan situs web perdagangan ini.
Hal1



Bab 2

Faktor kunci sukses dalam e-commerce


Dalam banyak kasus, sebuah perusahaan e-commerce bisa bertahan tidak hanya mengandalkan kekuatan produk saja, tapi dengan adanya tim manajemen yang handal, pengiriman yang tepat waktu, pelayanan yang bagus, struktur organisasi bisnis yang baik, jaringan infrastruktur dan keamanan, desain situs web yang bagus, beberapa faktor yang termasuk:

- Menyediakan harga kompetitif
- Menyediakan jasa pembelian yang tanggap, cepat, dan ramah.
- Menyediakan informasi barang dan jasa yang lengkap dan jelas.
- Menyediakan banyak bonus seperti kupon, penawaran istimewa, dan diskon.
- Memberikan perhatian khusus seperti usulan pembelian.
- Menyediakan rasa komunitas untuk berdiskusi, masukan dari pelanggan, dan lain-lain.
- Mempermudah kegiatan perdagangan.

Hal 2


Bab 3

Masalah e-commerce :

- Penipuan dengan cara pencurian identitas dan membohongi pelanggan.
- Hukum yang kurang berkembang dalam bidang e-commerce ini.

Hal 3


Bab 4

Aplikasi bisnis

Beberapa aplikasi umum yang berhubungan dengan e-commerce adalah:

- E-mail dan Messaging
- Content Management Systems
- Dokumen, spreadsheet, database
- Akunting dan sistem keuangan
- Informasi pengiriman dan pemesanan
- Pelaporan informasi dari klien dan enterprise
- Sistem pembayaran domestik dan internasional
- Newsgroup
- On-line Shopping
- Conferencing
- Online Banking

Hal 4



BAB 5
Model Sistem Umum Perusahaan


Model
Merupakan abstraksi dari sesuatu yang merepresentasikan obyek atau aktifitas yang disebut entity.


Jenis-jenis model
1. Model Fisik
Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb

2. Model Naratif
Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Co/: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

3. Model Grafis
Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.
Co/: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

4. Model Matematis
Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan
Co/: BEP = TFC / P – C
BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost
Kelebihan :
- Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tersebut)
- Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan.


Kegunaan Model
1. Mempermudah Pengertian
2. Mempermudah Komunikasi
3. Memperkirakan Masa Depan

Model Sistem Umum
Sistem Fisik
1. Arus Material
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang

Sistem Konsep
1. Sistem Simpul tertutup.
Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

2. Sistem simpul terbuka.
Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

Co/: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.

Hal 5.

Bab 6
Dimensi-dimensi Informasi

1. Relevansi
2. Akurasi
3. Ketepatan Waktu
4. Kelengkapan

Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting:

SISTEM KONSEPTUAL

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.
Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi :
• Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang
dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap
terkendali atau hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah
sangat dibutuhkan.
Manajemen, pengolah informasi dan standar
- Pengendalian Manajemen : Manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem
- Pengolah informasi : mekanisme yang menghasilkan suatu informasi
- Standar : ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah yang spesifik.
Management By Exception
Adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang diterima.
Keuntungannya :
1. Manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Kendala :
1. Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat
4. Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat.

Critical Success factor (CSF)
Salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemempuan perusahaan mencapai tujuannya. Konsepnya sama dengan management by exception, namun CSF relative lebih stabil dibandingkan management by exception.

CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran.
kepada pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.



Bab 7


PENDEKATAN SISTEM
Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.
Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala). Hal 7



Bab 8

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

a. Usaha Persiapan
o Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
o Mengenal sistem lingkungan.
o Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

b. Usaha Definisi
o Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
o Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7.Mengevaluasi sumber daya output.


c. Usaha Persiapan
o Pertimbangan alternatif yang layak.
o Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
o Memilih solusi terbaik.
o Menerapkan solusi.
o Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

Hal 8



Bab 9

PEMECAHAN MASALAH

Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :

a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.



Referensi
Chaudhury, Abijit & Jean-Pierre Kuilboer (2002), e-Business and e-Commerce Infrastructure, McGraw-Hill, ISBN 0-07-247875-6
Kessler, M. (2003). More shoppers proceed to checkout online. Retrieved January 13, 2004
Seybold, Pat (2001), Customers.com, Crown Business Books (Random House), ISBN 0-609-60772-3
Searching Google.

Magnetic Disk


Magnetic disk merupakan piranti penyimpanan sekunder yang paling banyak dijumpai pada sistem komputer modern. Pada saat disk digunakan, motor drive berputar dengan kecepatan yang sangat tinggi. Ada sebuah read−write head yang ditempatkan diatas permukaan piringan tersebut. Permukaan disk terbagi atas beberapa track yang masih terbagi lagi menjadi beberapa sector. Fixed−head disk memiliki satu head untuk tiap−tiap track, sedangkan Moving−head disk (atau sering
dikenal dengan nama hard disk) hanya memiliki satu head yang harus dipindah−pindahkan untuk mengakses dari satu track ke track yang lainnya.


Optical disk


Optical disk tidak menggunakan bahan yang bersifat magneti sama sekali. Optical disk menggunakan bahan spesial yang dapat diubah oleh sinar laser menjadi memiliki spot-spot yang relatif gelap atau terang. contohnya dar optical disk ini adalah CD-RW dan DVD-RW. teknologi optical disk ini dibagi menjadi dua yaitu:

Phase-change disk. disk ini dilapisi oleh bahan yang dapat mengkristal(beku) menjadi crystalline(serpihan-serpihan kristal) atau menjadi amorphous state(bagian yang tak berbentuk). Bagian crytalline ini lebih transparan, karenanya tembakan laser yang mengenainya akan lebih terang melintasi bahan dan memantul dari lapisan pemantul. Drive Phase-change disk ini menggunakan sinar laser dengan kekuatan yang berbeda. sinar laser dengan kekuatan tinggi digunakan melelehkan disknya kedalam amorphous state, sehingga dapat digunakan untuk menulis data lagi. sinar laser dengan kekuatan sedang dipakai untuk menghapus data denga cara melelehkan permukaan disknya dan membekukannya kembali ke dalam keadaan crytalline, sedangakan sinar laser dengan kekuatan lemah digunakan untuk membaca data yang telah disimpan.

Dye-Polimer disk. Dye-polimer merekam data dengan membuat bump(gelombang) disk dilapisi dengan bahan yang dapat enyerap sinar laser. sinar laser ini membakar spot hingga spot ini memuai dan membentuk bump(gelombang). bump ini dapat dihilangakan atau didatarkan kembali dengan cara dipanasi lagi dengan sinar laser.


RAID

singkatan dari Redundant Array of Independent Disks merujuk kepada sebuah teknologi di dalam penyimpanan data komputer yang digunakan untuk mengimplementasikan fitur toleransi kesalahan pada media penyimpanan komputer (utamanya adalah hard disk) dengan menggunakan cara redundansi (penumpukan) data, baik itu dengan menggunakan perangkat lunak, maupun unit perangkat keras RAID terpisah. Kata "RAID" juga memiliki beberapa singkatan Redundant Array of Inexpensive Disks, Redundant Array of Independent Drives, dan juga Redundant Array of Inexpensive Drives. Teknologi ini membagi atau mereplikasi data ke dalam beberapa hard disk terpisah. RAID didesain untuk meningkatkan keandalan data dan/atau meningkatkan kinerja I/O dari hard disk.

Sejak pertama kali diperkenalkan, RAID dibagi ke dalam beberapa skema, yang disebut dengan "RAID Level". Pada awalnya, ada lima buah RAID level yang pertama kali dikonsepkan, tetapi seiring dengan waktu, level-level tersebut berevolusi, yakni dengan menggabungkan beberapa level yang berbeda dan juga mengimplementasikan beberapa level proprietary yang tidak menjadi standar RAID.

RAID menggabungkan beberapa hard disk fisik ke dalam sebuah unit logis penyimpanan, dengan menggunakan perangkat lunak atau perangkat keras khusus. Solusi perangkat keras umumnya didesain untuk mendukung penggunaan beberapa hard disk secara sekaligus, dan sistem operasi tidak perlu mengetahui bagaimana cara kerja skema RAID tersebut. Sementara itu, solusi perangkat lunak umumnya diimplementasikan di dalam level sistem operasi, dan tentu saja menjadikan beberapa hard disk menjadi sebuah kesatuan logis yang digunakan untuk melakukan penyimpanan.

Sumber;
Searching google wikipedia

Otomatisasi Kantor

 

Nama : Abdul Hafiiz Mursyid Elazri

NPM : 30109162 

Kelas : 2 DB 07

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Judul : Otomatisasi Kantor

  Kata Penghantar

       Bagi seorang mahasiswa, bidang studi informatika dan computer, mata ajaran Otomatisasi Kantor (OA) merupakan mata ajaran yang sanagt penting.Penguasaan yang baik terhadap konsep Otomatisasi Kantor (OA) merupakan suatu hal yang baik mutlak di perlukan. Hal ini sangat akan membantu kelancaran studi mahasiswa.
Materi yang di cakup buku ini terutama mengenai Aplikasi Otomatisasi Kantor dan pengertian Otomatisasi Kantor (OA). Tulisan ini cukup banyak dilengkapi dengan contoh-contoh nya.
Penyusunan menyadari bahwa buku ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi isi, cara penyajian ataupun bahasa. Kiranya tegur sapa para pembaca sekalian akan dapat meningkatkan dan menyempurnakan tulisan ini. Demikianlah, kiranya tulisan ini dapat dimanfaat dengan sebaik baiknya.

DAFTAR ISI

Bab 1 ……………………….. Otomatisasi Kantor                            hal :1
Bab 2 ………………………… Tujuan Otomatisasi Kantor               hal :2
Bab 3 ………………………… Aplikasi Otomatisasi Kantor             hal :3
Bab 4 …………………………… Kantor Virtual                              hal :4




Bab 1

OTOMATISASI KANTOR (OA)

OTOMATISASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.

SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Para pengguna OA :
1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

hal :1

Bab 2

TUJUAN OTOMATISASI KANTOR

OTOMATISASI KANTOR bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah,Otomatisasi Kantor dapat memberikan kemampuan antara manager untuk saling berkomunikasi dengan lebih baik selagi mereka sedang memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

hal : 2

Bab 3

APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :

•  Pengolahan kata (word Processing).
•  Surat elektronik (electronic mail).
•  Voice mail.
•  Kalender elektronik (electronic calendaring).
•  Konfrensi audio.
•  Konfrensi video.
•  Konfrensi komputer.
•  Transmisi faximile (FAX)
•  Videotex.
•  Desktop publishing.

1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.


3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.

Daya tarik konfrensi audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1. Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3. Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5. Rekaman konfrensi harus disimpan.
6. Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.

6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
• Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.



• Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
• Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.

7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan

10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
• Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
• Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
• Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

hal :3

Keterangan Gambar

• 
  
  Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
• 
  
  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
• 
  
  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
• 
  
  Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio.

Bab 4

KANTOR VIRTUAL

• Definisi
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.



Keuntungan dari kantor virtual:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga



Strategi yang disarankan untuk kantor virtual
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi
3. Sediakan perlengkapan non komputer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
Faktor factor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor

•  Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

• Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
•  Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan .

Pengaruh Organisasi terhadap Paduan OA Manajer

Aplikasi OA	Perusahaan dengan 1 lokasi	Perusahaan dengan operasi yang terserbar secara geografis
Kalender elektronik	ya	ya
Pengolahan kata	ya	ya
Surat elektronik	ya	ya
Voice mail	ya	ya
FAX	ya	ya
Konfrensi audio	ya	ya
Videotex	ya	ya
Konfrensi video		ya
Konfrensi Komputer		ya
Desktop Publishing	ya	ya

Kesimpulan

•  Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). 

hal : 4

Daftar Pustaka
Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001
Searching Google